4.13. Тендерная политика

По тем же причинам, которые были перечислены в главе «Ценообразование», в дальнейшем основное внимание будет уделено тендерной политике при организации строительства. Тендерная политика, является естественным продолжением процедуры ценообразования и связана с ней теснейшим образом. Это – главный инструмент формирования производственно-финансовых отношений заказчика с контрагентами (в том числе подрядчиками и генподрядчиком), позволяющий реализовать комплекс операций в рамках расходной части бюджета, достаточный для осуществления строительства объекта с требуемым качеством и сдачи его в эксплуатацию в запланированный срок. Формирование описанного выше комплекса договоров производится на тендерной основе. От эффективности тендерной политики в максимальной степени зависит себестоимость строительства, которая, в свою очередь, влияет на эффективность развиваемого проекта и капитализацию компании.

Главная цель проведения любого тендера – это, во-первых, минимальная цена подрядного договора, во-вторых, закрытая цена договора, то есть цена не подверженная непроизвольному или целенаправленному увеличению во время действия договора со стороны подрядчика. Безусловно, что выбранный подрядчик должен при этом обеспечить требуемые качество и сроки выполнения работ. Описанию техники достижения именно этой цели посвящена настоящая глава. Дальнейшее изложение материала построено на предпосылке, что заказчик перед началом подготовки тендера имеет на руках достаточный набор исходных материалов и информации, необходимых для его организации. Но, что делать, если необходимые для тендера исходники у заказчика отсутствуют, а провести тендер и начать работу крайне необходимо. Ответ на данный вопрос мы сформулируем в завершающей части Главы «Структура и особенности подрядных договоров».

При проведении любого тендера существует широко распространенная проблема – потенциал аффилированности сотрудников компании-заказчика с интересами соискателя тендера. Указанная проблема может любой проведенный тендер привести к заведомо худшим результатам, чем вправе изначально рассчитывать компания. И, хотя, существует мнение, что достичь указанной цели почти невозможно, а избавиться от обозначенной проблемы невозможно никогда, тем не менее, оно (это мнение) не может являться основанием для отказа от работы в необходимом направлении. Подтверждение этой мысли мы увидим ниже.

В Главе «Ценообразование» мы определили для себя, каким должен быть эффективный формат ценовых отношений с контрагентом. Тендерные процедуры, описанные в настоящей главе, позволяют воплотить указанный формат в жизнь. Практика проведения тендеров позволяет сформулировать 4 принципа, применение которых значительно повышает эффективность тендерной политики компании:

 

Название

Описание

Принцип 1.

Тендер проводится в строгом соответствии с внутрикорпоративным тендерным регламентом.

Состав и общее содержание тендерных операций, порядок их проведения, а также ответственные исполнители определяются в соответствии с утвержденным внутрикорпоративным тендерным регламентом.

Принцип 2.

Жесткий формат комплекта тендерной документации, передаваемого претендентам.

Комплект тендерной документации, предоставляемый претендентам, должен иметь состав, а также структуру отдельных документов, соответствующую утвержденному внутрикорпоративному тендерному регламенту.

Принцип 3.

Жесткий формат комплекта конкурсной документации, передаваемого претендентами заказчику.

Комплект конкурсной документации, передаваемый претендентами заказчику, должен быть заполнен в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к нему заказчиком.

Принцип 4.

Разделение полномочий.

При подготовке, проведении и подведении итогов тендеров используется принцип разделения полномочий участников тендерной процедуры

Изложенные принципы сформулированы в первую очередь в отношении тендеров строительной части проектов в силу их существенно более высокой сложности по сравнению с тендерами коммерческой части проектов. Тем не менее, сами принципы и их описание полностью относятся к обоим видам тендеров.

Принцип 1
Состав, содержание и последовательность тендерных операций, состав и полномочия участников тендерной процедуры должны быть сформулированы в виде внутрикорпоративного тендерного регламента (Тендерный регламент на привлечение контрагентов и подрядчиков при реализации инвестиционно-строительных проектов).

Наличие указанного регламента позволяет:

  1. Существенно снизить ресурсоемкость (время, деньги, трудовые затраты) тендерных процедур.
  2. Предельно упростить операцию подведения итогов тендера.
  3. Исключить принятие необоснованных или ошибочных решений при определении победителей тендеров.

Последовательность операций тендерной процедуры представлена ниже в графическом виде.

Тендерная процедура состоит из 9 основных операций, описанных ниже:

  1. Собственный расчет силами заказчика стоимости работ, выносимых на тендер. Определение лимитов по отдельным видам работ.

Для строительной части проектов сметный расчет стоимости работ следует производить в единичных расценках при наличии проектной документации, а при ее отсутствии возможно также использование укрупненных расценок. Расчет сметной стоимости работ производится в текущих ценах, существующих на рынке в момент проведения тендера.

Для коммерческой части проектов определение показателей планируемых тендеров производится на основании внутрикорпоративного маркетингового исследования.

  1. Подготовка проекта договора на выполнение работ, выносимых на тендер, а также ценового приложения к договору и совмещенного графика производства работ и финансирования.
В договоре должна быть сформулирована методика, предусматривающая индексацию расчетных показателей. Проиндексированная цена договора должна укладываться в рамки соответствующего лимита утвержденного бюджета.
Примечание

Любой «нормальный подрядчик», заходя на тендер и формулируя сегодня цену договора, закладывает в нее резерв на инфляцию на строительном рынке. Если, конечно, в договоре не прописана внятная процедура индексации этой цены. Указанный резерв формируется подрядчиком из вероятно самых худших инфляционных условий, при этом резерв берется с «запасом». Плюс резерв на неточность расчета – невозможно получить точный расчет, если не известно, что произойдет с ценами через год-два.

Расчет стоимости в текущих, и потому совершенно понятных ценах, с последующей их индексацией по согласованной методике, позволяет как заказчику, так и подрядчику произвести расчет с предельной точностью, ограничиваемой лишь качеством проектной документации и уровнем квалификации сметчиков. Итоговая стоимость подрядных работ по договору, заключенному в формате индексированной цены, всегда ниже, чем для цены без индексации.

Индексация может производиться в соответствии с коэффициентами, публикуемыми уполномоченными организациями (например, показатели, публикуемые Департаментом экономической политики и развития для г. Москвы или Минрегионразвития для РФ в целом) или по собственной методике заказчика, согласованной с подрядчиком/генподрядчиком.

  1. Подготовка пояснительной записки с условиями тендера (Порядок проведения тендера). Формирование полного комплекта тендерной документации в электронном виде.
  2. Публикация тендерного комплекта на корпоративном сайте.
  3. Получение конкурсной документации от претендентов. Количество претендентов, участвующих в тендере должно быть не менее 5 (Пяти)
  4. Рассмотрение тендерной комиссией конкурсных предложений претендентов. Формирование итоговой сводной таблицы с присвоением рейтингов каждому из претендентов. Оформление справки-заключения по итогам тендера.
  5. Уведомление 3 компаний-претендентов, показавших лучшие результаты, о продолжении работы с их конкурсными предложениями. Указанные компании предоставляют сведения о себе для проверки в формате Анкеты участника тендера. Проверка 3 лучших претендентов службой безопасности заказчика
Примечание

Распространенная практика подразумевает осуществление квалификационного отбора претендентов. Проверке, производимой до начала тендера, подвергаются одновременно 5-10, иногда более компаний. Процедура квалификационного отбора в большинстве случаев оказывает деструктивное влияние на результаты тендера.

Любые проверки, осуществляемые до проведения тендера, растягивают во времени процедуру тендера, загружая часто бессмысленной работой сотрудников компании (зачем нужна информация о компании-соискателе, если ее коммерческое предложение не вызовет никакого интереса?..). И самое главное! Проверка соискателей как основание для допуска их к тендеру является самым распространенным методом манипулирования процедурой тендера, позволяющим завести «своих», дружественных подрядчиков, репутация которых намеренно отражается в отличие от конкурентов как самая безупречная.

  1. Предоставление инвестиционному комитету компании для принятия окончательного решения о победителе тендера следующих документов: справки с итогами проверки 3 лидирующих компаний-претендентов, справки-заключения по итогам тендера.
  2. Принятие решения о победителе тендера. Заключение договора. При невозможности заключения договора с победителем работа продолжается с претендентом, имеющим 2-ю позицию в рейтинге и т.д.

Ответственность за корректность тендерных процедур и за достоверность информации, передаваемой претендентам и получаемой от них, а также за состав и качество документов, передаваемых в инвестиционный комитет для подведения итогов тендера, несет руководитель проекта, а при его отсутствии специалист тендерного подразделения.

Принцип 2
Комплект тендерной документации, предоставляемый претендентам, должен иметь определенный состав, а также жесткую структуру отдельных документов, соответствующую внутрикорпоративному тендерному регламенту.

Несоблюдение данного принципа приводит на практике к несопоставимости предложений претендентов, к огромным трудозатратам при подведении итогов тендера (в том числе за счет проведения повторных этапов того же самого тендера) и неминуемо ведет к ошибочным решениям, срок принятия которых растягивается на месяцы и кварталы. Указанный принцип реализуется при формировании 3-х основных документов тендерного комплекта:

  • проекта подрядного договора;
  • проект ценового приложения к договору;
  • проект совмещенного графика производства работ и финансирования, так же являющегося приложением к договору.

Эти документы полностью определяют формат будущего взаимодействия заказчика и подрядчика при выполнении работ, выносимых на тендер. Все три документа существуют в тесной взаимосвязи и не должны рассматриваться по отдельности. Структура документов и информация, внесенная в них заказчиком, не подлежат самостоятельной корректировке, правке или дополнению со стороны претендентов в ходе заполнения тендерного комплекта. Самостоятельная корректировка претендентами структуры и состава указанных документов является главным нарушением условий тендера и служит безусловным основанием для снятия соискателя с тендера.

Проект подрядного договора полностью определяет условия взаимодействия подрядчика с заказчиком. Условия подрядного договора оказывают определяющее влияние как на стоимость работ, выносимых на тендер, так и на показатели ценового приложения и на совмещенный график производства работ и финансирования. Структура и краткое описание договора строительного подряда, как наиболее сложного из договоров, заключаемых заказчиком при развитии проекта, приведено в Главе «Структура и особенности подрядных договоров».

Проект ценового приложения оформляется в виде таблицы и содержит в себе реестр видов работ и показатели объемов по каждому виду работ. Формат ценового приложения должен быть максимально удобен заказчику для целей приемки выполненных объемов работ. Пример ценового приложения к договору строительного подряда представлен в Главе «Ценообразование».

Лимиты стоимостей отдельных видов работ заказчик для себя определяет самостоятельно, предварительно, до начала тендерной процедуры, рассчитав сметную стоимость работ. Сметная стоимость и лимиты статей затрат, рассчитанные заказчиком, являются главным ориентиром при подведении итогов тендера. Именно результаты расчета заказчика позволяют привязать итоги проведенного тендера к утвержденному бюджету проекта. Графы 1-3 таблицы должны быть заполнены заказчиком при подготовке тендерной документации. Укрупненные показатели стоимости, соответствующие представленным заказчиком объемным показателям, вносит претендент при подготовке своего конкурсного предложения, заполняя при этом графы 4-5 ценового приложения.

Совмещенный график производства работ и финансирования отражает одновременно, как календарный график выполнения работ, так и распределение во времени финансирования, необходимого для их выполнения. Пример совмещенного графика производства работ и финансирования представлен ниже.

Первая графа (наименование работ) заполняется заказчиком. Стоимостные показатели и их разбивку по времени в вышеуказанный график вносит претендент самостоятельно.

Кроме 3 основных документов в тендерный комплект включаются несколько дополнительных документов, связанных с процедурой самого тендера. В итоге в состав комплекта тендерной документации, передаваемой претендентам, входят:

  1. Проект договора, определяющего характер и содержание взаимоотношений заказчика и подрядчика/генподрядчика, при выполнении комплекса работ, выносимых на тендер.
  2. Проект ценового приложения к договору.
  3. Проект совмещенного графика производства работ и финансирования.
  4. Проектная документация, позволяющая претенденту оценить условия проведения и сложность работ, выносимых на тендер. Пояснительная записка к проектной документации.
  5. Заявка на участие в тендере.
  6. Квалификационные требования к претендентам.
  7. Порядок проведения тендера.

Документация тендерного комплекта за исключением п.4 (проектная документация) размещается на корпоративном сайте. Комплект проектной документации передается заказчиком претенденту в обмен на заявку от него на участие в тендере.

Принцип 3
Комплект конкурсной документации, передаваемый претендентами заказчику, должен быть заполнен в строгом соответствии с предъявляемыми к нему требованиями.

Конкурсное предложение, передаваемое претендентом заказчику, должно содержать следующие документы:

  1. Заявка на участие в тендере с подтверждением готовности претендента подписать договор подряда в форме, предложенной заказчиком, в случае победы в тендере.

  2. Ценовое приложение к договору, подготовленное в полном соответствии с требованиями заказчика, изложенными в разделе «Порядок проведения тендера» тендерной документации.

  3. Совмещенный график производства работ и финансирования, подготовленный в полном соответствии с требованиями заказчика.

  4. Сопроводительное письмо, в котором должна содержаться следующая информация:

  • перечень всех спорных (на взгляд претендента) условий договора, требующих корректировки;
  • перечень всех ошибок и неточностей (на взгляд претендента), имеющихся в проекте ценового приложения к договору, проекте совмещенного графика строительства и финансирования, проектной документации, предоставленных заказчиком претенденту;
  • предложения по оптимизации проектной документации (изменения конструкций, материалов и пр.), а также структуры договорных отношений заказчика и подрядчика.
  1. Анкета участника тендера.

Принцип 4
При проведении тендера обязанности и полномочия должны быть распределены между сотрудниками и подразделениями компании-заказчика, а именно:

  1. Общее руководство процедурой тендера и координацию действий участвующих в нем сотрудников и подразделений компании-заказчика осуществляет руководитель проекта.
  2. Привлечением претендентов занимаются руководитель проекта и менеджер строительного/коммерческого подразделения. Также руководителю проекта свои предложения по кандидатам может вносить любой сотрудник компании.
  3. Проект договора, ценовое приложение к нему и совмещенный график производства работ и финансирования готовят специалисты тендерного подразделения заказчика.
  4. Формирование комплекта тендерной документации и взаимодействие с претендентами осуществляет руководитель проекта при участии специалиста тендерного подразделения.
  5. Формированием справки-заключения по итогам тендера занимается руководитель проекта.
  6. Проверку 3 лидирующих по итогам тендера претендентов осуществляет служба безопасности компании, которая по итогам проверки оформляет справку с итогами проверки.
  7. Итоги проведенного тендера и определение победителя подводит инвестиционный комитет компании (или орган, выполняющий его функции).

Подведение итогов тендера производится на основании:

  • цены договора, приведенной в конкурсном предложении претендента;

  • срока производства работ и требуемого графика их финансирования, представленных претендентом в совмещенном графике производства работ и финансирования.

При подведении итогов тендера учитываются (далее в порядке убывания приоритета):

  • наличие в ценовом предложении от претендента дополнительных или отсутствие предусмотренных тендерной документацией видов работ, так же как и измененных объемов указанных работ (является безусловным основанием для снятия претендента с тендера);
  • случаи искусственного завышения стоимости начальных этапов договора, которые прослеживаются при анализе совмещенного графика, предоставленного претендентом;
  • спорные условия договора, ошибки и неточности, обнаруженные претендентом в тендерной документации и описанные в сопроводительном письме, сопровождаемые комментарием руководителя проекта относительно обоснованности замечаний претендента и последствий принятия к исправлению этих замечаний;
  • деловая репутация и опыт компаний учитывается инвестиционным комитетом в отношении 3 лидирующих претендентов.

Только после подведения итогов тендера с победителем тендера производится работа по доводке договора, ценового приложения к нему и совмещенного графика, устраняющая ошибки и неточности в тендерной документации или отражающая изменения технического задания со стороны заказчика. Кроме того с победителем тендера решается вопрос о включении в договор (с предварительным взаимным расчетом) тех работ, которые не выносились на тендер по тем или иным причинам. В соответствии с достигнутыми договоренностями производится необходимая корректировка договора и приложений к нему.

В случае невозможности заключить договор с победителем, отношения с ним закрываются, а к подготовке и подписанию договора приглашается претендент, занявший 2-е место в тендере и т.д. Процедура, описанная выше по отношению к компании-победителю, повторяется вновь. Претенденты, занявшие 2-3 места в тендере, должны быть заранее уведомлены руководителем проекта о подобной возможности.

При развитии проекта часто складываются ситуации, когда требуется принимать решение относительно необходимости проведения тендера. Более того, с точки зрения «бытовой логики» может показаться, что чем большие объемы работ «прогоняются» через процедуру тендера, тем ниже будет итоговая стоимость строительства объекта. Однако, казалось бы… Во многих случаях проведение тендера может оказаться не только излишним, но и откровенно вредным, создающим предпосылки для роста стоимости строительства вместо ожидаемого ее снижения.

Проведение тендера не требуется в следующих случаях:

  1. Объем и стоимость планируемой работы находятся ниже определенного критического уровня, свойственного данной компании (у одной компании это может быть, например, 0,5 млн.руб, а у другой 10-20 млн.руб.). Указанный критический уровень также зависит от объема и стоимости проекта.
  2. Планируемые виды работ могут быть выполнены только компанией-монополистом (с компаниями-монополистами приходится иметь дело, например, при строительстве над объектами метрополитена, при производстве разного рода специальных исследований, при проектировании и возведении внешних объектов инженерной инфраструктуры). В этом случае гораздо более важным, чем тендер является тщательный расчет стоимости работ, осуществляемый заказчиком по утвержденным местным или федеральным методикам.
  3. Планируемая работа представляет собой узкую технологическую операцию, типовую для рынка (монолитные работы, кирпичная кладка). Стоимость такой работы может быть легко и точно определена заказчиком на основании обширной статистики как рыночной, так и своей собственной. В данном случае, минимизация затрат относительно рынка при помощи тендера мало вероятна (подрядчику доступна та же статистика, что и заказчику). Заниженные затраты будут сопровождаться для заказчика значительным ростом рисков невыполнения или некачественного выполнения работы. Особенно актуальны изложенные соображения в том случае, когда основной претендент на подряд уже работает на объекте и имеет с заказчиком договорные отношения (см. п.4 ниже).
  4. Проведение в ходе осуществления строительства объекта тендера, ущемляющего интересы действующего ключевого подрядчика (генподрядчика), может спровоцировать разрыв отношений с ним. Практика показывает, что выгоды от номинального снижения договорной цены (тем более при «открытой» цене договора), как правило, многократно перекрываются сопутствующими смене контрагента издержками. Заказчик должен подходить к принятию решений о проведении подобных тендеров крайне взвешенно и осмотрительно.

Проведение тендеров для привлечения внешних участников процесса розничной коммерческой реализации площадей, возведенных при реализации проекта, оправдано при значительных объемах этих площадей. Тендерная процедура в такой ситуации позволяет при минимальных операционных издержках отстроить эффективный процесс реализации коммерческих площадей, исключающий возникновение хаоса и падение цены продаж в ходе реализации. Естественно, что так же как и в случае строительных тендеров общее руководство процедурой тендера и координацию действий участвующих в нем сотрудников и подразделений компании-заказчика осуществляет руководитель проекта.

Выбор уполномоченных риелторских компаний для осуществления реализации коммерческих площадей проекта организуется руководителем проекта на тендерной основе с привлечением специалистов отдела маркетинга и коммерческого департамента. Общие требования к тендерной документации и процедуре проведения тендера те же, что и в отношении строительства (см. выше в данной главе).

Формат проводимых тендеров определяется наличием разработанной проектной документации (стадий «П» или «РД») и степенью проработки общей концепции (стратегии) развития проекта.

На предпроектном этапе концепция проекта подвержена многократным изменениям, а проектная документация отсутствует. Концепция и структура проекта сформированы в укрупненном формате. Комплекс операций по развитию проекта имеет ориентировочный, примерный характер и требует многократных уточнений. Стоимость всех операций по развитию проекта спрогнозирована в укрупненных показателях на основании данных по объектам-аналогам. Количество одновременно действующих соглашений с контрагентами и подрядчиками не более 10. Большая часть текущих операций по развитию проекта являются уникальными или узкоспециализированными. Как правило, список потенциальных подрядчиков, способных с приемлемым качеством выполнить работу, выносимую на тендер, представлен несколькими компаниями на регион (даже такой большой, как, например, Москва). Многие из указанных выше подрядчиков являются монополистами де-факто, поэтому обычно работают с оригинальными договорами жесткого формата, не подлежащими корректировке со стороны заказчика. Это, например, для Москвы НИиПИ Генплана г. Москвы, Мосгоргеотрест, Метрогипротранс и т.д. Основной вопрос при проведении тендера – выбор адекватного контрагента, способного с надлежащим качеством выполнить порученную работу, а также защитить интересы заказчика в согласующих организациях.

Ошибки этапа связаны, в первую очередь, с некорректным планированием сроков, содержания и стоимости операций, а также с привлечением контрагентов, имеющих недостаточную квалификацию. Ошибки приводят к негативным последствиям, достигающим предельно высокого уровня влияния на сроки, качество и эффективность проекта в целом. Последствия ошибок, как правило, тяжело устранимы или неустранимы вообще, так как проявляются через длительное время – в основном на этапе строительства/коммерческой реализации.

Цена работ этапа в общей стоимости строительства ≤ 2%. Отклонения цены договоров, заключаемых на данном этапе, бесконечно малы в отношении общей стоимости строительства. Стоимость значительного объема операций этапа рассчитывается по утвержденным методикам (для РФ соответствующие федеральные методики, для Москвы - МРР). Вариабельность результатов расчетов определяется исключительно корректностью применения отдельных нормированных коэффициентов.

С учетом изложенных выше факторов тендеры предпроектного этапа должны характеризоваться:

  • Мягким форматом проведения (по сравнению с основной процедурой). Тем не менее, действие 4 принципов должно быть сохранено.
  • Тщательным предварительным отбором претендентов.

В целях привлечения достаточного для проведения тендера количества претендентов на корпоративном сайте размещается объявление о проведении тендера с описанием предмета планируемого тендера и квалификационных требований к претендентам.

Заказчик осуществляет предварительный отбор претендентов, заявивших о своей готовности участвовать в тендере. Документация тендерного комплекта передается выбранным претендентам в обмен на заявки на участие в тендере.

В состав комплекта тендерной документации, передаваемой претендентам, входят:

  1. ТЗ на выполнение работ.
  2. Реестр видов работ и их объемов, планируемых для включения в договор.
  3. Исходная документация (по запросу), позволяющая соискателю оценить условия проведения и сложность работ, выносимых на тендер. Пояснительная записка к исходной документации.

Конкурсное предложение, передаваемое претендентом заказчику, должно содержать:

  1. Проект договора.
  2. Проект ценового приложения к договору, подготовленного в полном соответствии с Реестром видов работ и их объемов, планируемых для включения в договор.
  3. Проект совмещенного графика производства работ и финансирования.
  4. Анкета участника тендера.

Документы 1-3 передаются в ходе проведения тендера. Анкета участника тендера запрашивается у претендента после подведения предварительных итогов, если претендент оказался одним из 3 лидеров тендера. Передача претендентам конкурсных предложений осуществляется во временном интервале, установленном организатором тендера (2 недели).

При подведении итогов тендера учитываются:

  • цена договора, приведенная в предложении претендента;
  • результаты проверки претендента службой безопасности компании.

Только после подведения итогов тендера с победителем тендера производится работа по доводке договора, ценового приложения к нему и совмещенного графика, аналогичная основной процедуре внутрикорпоративного тендерного регламента.

С выбранным претендентом должна быть проведена работа по тщательной выверке стоимости подрядного договора – проверка расчетов претендента на соответствие методикам МРР, перерасчет стоимости по иной методике (например, Минрегиона РФ и пр.), если такая методика существует. Далее - установление итоговой цены договора в результате переговорного процесса.