Принцип 8

Планирование (финансовое, кадровое, юридической поддержки, имущественное и пр.) требует предоставления подразделениям компании информации о проекте, достаточной для понимания состава необходимых к привлечению ресурсов, а также времени по их предоставлению. Расходование и учет этих ресурсов (в первую очередь финансового) так же требует набора структурированной информации о проекте. Ответственным за подготовку, актуализацию и предоставление такого рода информации должен являться руководитель проекта. Состав документов и информации, а также их формат должен иметь унифицированную и жесткую структуру, что должно минимизировать издержки подразделений компании при пользовании этой информацией.

Документация должна вестись в режиме on-line — любые изменения проекта отражаются в документации в течение регламентированного срока от момента их возникновения. Удобно называть эту документацию Комплектом документации проекта (КДП). Управление процессом ведения КДП, а также полную ответственность за корректность формирования и сохранность информации в КДП несет руководитель проекта. Доступ к электронной части КДП должен быть обеспечен ограниченному составу сотрудников компании, доступ к бумажной части КДП должен обеспечиваться по запросу и фиксироваться под роспись получателя руководителем проекта. КДП включает в себя: общую схему развития проекта, сетевой график реализации проекта, утвержденную экономику проекта / бюджет проекта (не старше 1 квартала), паспорт проекта (кратко изложенная обобщенная информация, содержащаяся в КДП), реестр договорных отношений, накопительные ведомости, ведомость затрат, ведомость продаж, комплект отчетности (протоколы, переписка, справки, заключения и т.д.). У руководителя проекта должны храниться в бумажном виде актуализированные общая схема развития проекта, сетевой график и экономика/бюджет проекта, утвержденные инвестиционным комитетом компании.

В целом качество проектного документооборота, являясь базисом проектных технологий, должно позволять компании поддерживать оптимальный баланс в цепочке «качество содержания проекта – время (скорость) развития проекта – стоимость реализации проекта».

Двух одинаковых проектов не существует. Однако, практика ведения КДП позволяет, вводя в информационный обмен по проектам единую систему координат, существенно повысить взаимопонимание между подразделениями в отношении проектов любой сложности и объема.

Сказанное выше отражено в Принципе 8.

Документооборот девелоперской компании должен строиться на базе комплекта документации проекта (КДП). Руководитель проекта ответственен за разработку, ведение, актуализацию КДП и предоставление необходимой информации из него. КДП является основой для планирования и учета. КДП должен содержать всю полноту информации по проекту. Время доступа к информации минимальное.