По мере накопления знаний о проекте и его окружении должен периодически корректироваться сам проект, а также повышаться степень детализации управления им, что должно быть формализовано в виде систем актуализации/оценки и плановых совещаний. Указанные процессы должны быть итеративными (Метод последовательных итераций).
Любая система, существующая в природе, а тем более сложная система, такая, например, как современный город, предприятие, инвестиционный проект, человеческий организм, наконец, будучи предоставленной самой себе, с течением времени накапливает погрешности и ошибки своего функционирования. Время – главный разрушитель, который работает против существования системы. Энтропия системы, то есть набор внутренних погрешностей или мера ее внутреннего беспорядка, растет с течением времени до тех пор, пока не достигнет значений, не совместимых с дальнейшим существованием системы. Система гибнет – предприятие банкротится, из города уезжают его жители, и город постепенно прекращает свое существование, человек умирает, проект останавливается из за своей убыточности. Удержание сложной системы в рабочем состоянии возможно только через введение процедур и механизмов, сдерживающих рост энтропии.
Для проекта такими процедурами являются в первую очередь система актуализации проектов и система плановых совещаний. Стабильная, периодически повторяющаяся практика актуализаций и плановых производственных совещаний, является основной процедурой, сдерживающей рост энтропии проектов. Эта деятельность не позволяет рискам и негативным предпосылкам, оказывающим влияние на проект, свободно развиваться и вызревать, превращаясь в тяжелые последствия. Тяжесть последствий прямо пропорционально длительности неконтролируемого периода формирования негативных предпосылок и рисков.
Очевидно, что чем короче интервалы между актуализирующими итерациями и производственными совещаниями, тем выше управляемость и эффективность проектов. Однако учитывая временные особенности данных процедур, требующих длительной предварительной подготовки, неразумно осуществлять актуализацию проекта чаще 1 раза в месяц, а плановые производственные совещания чаще 1 раза в 2 недели.
В производственных подразделениях инвестиционно-строительной компании (в первую очередь в девелоперском) необходимо создать условия для эффективного итерационного процесса — регулярной актуализации проектов + системы плановых производственных совещаний по текущему состоянию проектов (с привлечением руководителей проектов и строительных менеджеров, развивающих аналогичные проекты в компании). См. также Принцип 5.