Не трудно заметить, что разные руководители проектов обладают различными способностями к эффективному управлению вверенными им проектами и, естественно, могут допускать и допускают ошибки различной степени тяжести. Дополнительные права по самостоятельному корректированию бюджета проекта могут усугубить последствия этих ошибок. Поэтому крайне важно сформировать процедуру, позволяющую сбалансировать самостоятельность руководителей проектов, которая может оказаться излишней в определенных обстоятельствах при принятии определенных решений. Такой процедурой является регулярная практика плановых проектных совещаний, проводимая по каждому проекту не реже 1 раза в месяц.

На указанных совещаниях руководитель проекта докладывает о текущем состоянии проекта, мероприятиях, реализованных за время прошедшее от даты последнего совещания, а также о мероприятиях, планируемых на период времени до последующего совещания. Периодически предметом доклада становятся итоги актуализации проекта.

Существенным фактором повышения эффективности проектного управления является перекрестное участие руководителей проектов в проектных совещаниях. Каждый руководитель проекта участвует в совещаниях по «чужим проектам». При этом обеспечивается коллективная помощь по принятию принципиальных решений по развиваемым проектам, во-первых, а, во-вторых, осуществляется оперативный обмен опытом развития проектов с целью тиражирования успехов и минимизации рисков.

Это отражено в Принципе 5.

Высокая самостоятельность руководителей проектов должна быть сбалансирована практикой проведения плановых проектных совещаний. В плановых совещаниях необходимо обеспечить перекрестное участие руководителей проектов, способствующее эффективному обмену опытом, а также обеспечивающее повышение качества принципиальных решений по развиваемым проектам за счет их коллективного принятия.